Come lavorare meglio e senza stress – Ecco 11 regole da seguire.

A chi non è capitato di avere talmente tanto lavoro da fare da pensare: “Come farò a finirlo in tempo?” oppure “è troppo impegnativo per me non ci riuscirò mai da sola!”, e così inizi a sentirti sopraffatta e seriamente stressata!

A me è capitato di avvertire lo stress e soprattutto di provare la sensazione di non riuscire a farcela, soprattutto da quando sono diventata mamma e devo uscire in orario per andare a prendere i bambini, fare la spesa, preparare la cena ecc …

Sono sempre stata una gran lavoratrice e non amo fallire, per nessun motivo… ma la domanda che mi sono fatta ad un certo punto è stata: “la mia etica lavorativa vale davvero tutta l’ansia extra che accumulo nella mia vita?

Indovina un pò la risposta? No!

E così mi sono data delle regole per riuscire a “lavorare meglio e senza stress”!

Curiosa di sapere quali sono? Continua a leggere e non te ne pentirai.

In questo articolo voglio raccontarti come puoi lavorare in modo più intelligente e non più duramente per raggiungere gli obiettivi.

A prescindere che tu stia lavorando da sola o in team, devi imparare come delegare correttamente determinate attività.

In qualunque situazione tu sia, c’è sempre un modo per produrre lo stesso risultato con uno sforzo meno stressante!

Ecco le mie 11 regole d’oro su come lavorare meglio e senza stress.

1. PROVA AD INIZIARE E A FINIRE LA TUA GIORNATA DI LAVORO ALLO STESSO MODO

Stabilisci un rituale di apertura per ogni giornata lavorativa!

Se lavori in un ufficio, magari bevi una tazza di tè o caffè con i colleghi prima di sederti alla tua scrivania.

Se lavori a casa forse puoi fare una breve passeggiata o un allenamento prima di iniziare a lavorare.

Se riesci a identificare un modo che ti aiuta a sollevare lo spirito o a calmarti, seguilo!

Alla fine della tua giornata lavorativa, prova a fare la stessa cosa.

Sistema il tuo ambiente di lavoro e metti delle note sui progetti su cui stai lavorando per ricordarti fino a che punto sei arrivata.

Fai una lista di priorità da completare il giorno seguente.

Avere un rituale di apertura e chiusura ti aiuterà a creare una struttura.

Indipendentemente da quanto possa essere frenetica la tua giornata di lavoro, almeno puoi sapere cosa aspettarti all’inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa.

2. FISSA LA SCADENZA DEI TUOI PROGETTI

Quando un progetto sembra difficile ed enorme, è facile procrastinare.

Fissare scadenze per i grandi progetti mi ha aiutato molto nel mio lavoro.

Non sottovalutare mai la tua capacità di procrastinare.

Se un progetto è grande, dividilo sempre in parti gestibili che puoi completare in un determinato periodo di tempo. In questo modo, dovrai completare solo un pezzo alla volta, e sicuramente questo ti farà sentire soddisfatta.

Non c’è niente di più scoraggiante che impostare aspettative irrealistiche per te stessa e non completarle nel modo in cui ti aspettavi.

Impostando le scadenze, stai liberando il tuo tempo per realizzare altri progetti che richiedono attenzione.

Leggi anche il mio post su Come essere produttivi sul lavoro? 12 consigli salva tempo

3. CERCA DI AVERE SEMPRE UN TACCUINO E UNA PENNA NELLE VICINANZE

Secondo me, quando si tratta di ricordare fatti e idee, in realtà scriverli su carta è l’opzione migliore!

Quando vai alle riunioni, prendi sempre un quaderno e una penna per scrivere istruzioni, domande e idee. (Questo ti farà anche sembrare preparata e professionale).

Non dare per scontato che sarai in grado di ricordare le istruzioni impartite dal tuo capo o le domande poste dal tuo team, quindi scrivi!

Prendere appunti ti farà risparmiare un sacco di tempo!

4. RISPONDI A CHIAMATE ED E-MAIL RAPIDAMENTE

Quando lavoravo in Risorse umane, questo suggerimento mi ha salvato la vita!

All’inizio, mentre stavo imparando, non ero tempestiva ed ero completamente sopraffatta.

E con il tempo ho capito che è molto più facile rispondere rapidamente alle chiamate e alle e-mail, anche se la risposta è semplice tipo:”Tornerò presto con te con una risposta alla tua domanda”.

Cerca di dare sempre una risposta entro 24 ore.

Ciò ti eviterà di preoccuparti per i clienti o i colleghi frustrati.

A volte violerai questa regola, lo so la vita è impegnativa! Ma ricorda solo che un piccolo gesto cortese ti farà risparmiare un sacco di tempo nel lungo periodo.

5. AGGIORNA IL TUO ELENCO DELLE COSE DA FARE ALLA FINE DI OGNI GIORNO

Nella maggior parte dei lavori, ogni giorno ci sono nuove priorità e cose che devono essere fatte.

È necessario rendersi conto che la tua lista delle cose da fare da ieri è scaduta e devi prenderti il ​​tempo di aggiornarla per domani.

Questo non deve richiedere molto tempo, ma deve essere fatto!

Se non lo fai inizierai la giornata lavorativa seguente senza un’aspettativa realistica di quali siano le tue reali priorità!

Fidati di me, puoi risparmiare ore di lavoro e ulteriore stress!

Sapere esattamente cosa ci si aspetta da te crea un senso di sicurezza. E depennare le cose da una lista crea un senso di realizzazione.

6. IMPARA A DIRE, “NO!”

Hai difficoltà a respingere le persone o dire “No” a qualcuno che chiede continuamente favori?

Quando sei una persona organizzata, gli altri spesso lo traducono in questo modo: “lei è in grado di assumersi molte più responsabilità!” Ma non è sempre così!

Non lasciare che gli altri si approfittino di te, ed evita di prenderti il lavoro di altri, tanto nessuno ti dirà grazie se fai del lavoro che non ti compete.

No, non sto parlando di fare un passo indietro o di non aiutare un collega. Mi riferisco al fatto di assumere costantemente un lavoro extra da qualcuno che si sta approfittando di te o di assumersi la responsabilità che non hai il tempo o l’energia per realizzare.

Questa è un’abitudine controproducente che devi interromepere il prima possibile! Devi semplicemente imparare a dire “No”.

Sii selettiva con le attività che svolgi e fai notare agli altri quando hai carichi di lavoro eccessivi. Altrimenti, rischierai di soffrire di eccessivo stress per cose che non dovresti fare.

Fidati di te stessa e fai quello che sai che è meglio per te! Imparare a rifiutare un’offerta o una richiesta è un’esperienza liberatoria! Ti aiuterà a vedere i tuoi limiti senza sfinirti.

“No!” Una semplice parola può aiutarti a liberare molto del tuo tempo necessario per eseguire il lavoro che ti è stato assegnato in origine.

7. LASCIATI SEMPRE UNA NOTA

Le note adesive sono le mie migliori amiche! Tuttavia, devi trovare un sistema che funzioni per te.

Quando interrompi un progetto senza completarlo, lascia sempre una nota! Segna dove sei arrivata e lascia un piccolo promemoria su cosa stavi facendo e su come lo stavi facendo.

In questo modo, non dovrai svolgere due volte il lavoro o perdere tempo a cercare di capire quale direzione stavi andando.

Se hai a disposizione un sistema che ti permette di lasciare note elettroniche, approfitta della tecnologia e usala!

È sempre meglio passare qualche minuto in più a scrivere una breve nota piuttosto che sprecare una mezz’ora cercando di rimettere insieme i pezzi per capire a che punto eri.

8. PULISCI LA TUA MAIL OGNI GIORNO

Ho imparato che non c’è niente di più soddisfacente di una casella di posta vuota.

Questo non significa che tu abbia letto, ricercato e risposto ad ogni singola email.

Significa semplicemente che hai un sistema di posta elettronica organizzato che ti aiuta a tenere il passo!

Ecco il sistema di archiviazione della posta elettronica che ha sempre funzionato per me:

Le e-mail che fanno domande a cui non è stata ancora data una risposta hanno una cartella. Le e-mail di istruzioni che sono piene di informazioni preziose hanno una cartella. Ho anche diverse cartelle con nomi molto specifici di un argomento di cui mi occupo quotidianamente.

In questo modo, ho un sistema organizzato e non perdo pezzi. Tutte le informazioni sono facilmente accessibili ed è possibile rispondere alle e-mail in ordine di importanza o data.

Tutto il resto viene cancellato o archiviato! (In un’azienda, tutto ciò che è importante dovrebbe essere archiviato, non cancellato).

Questo sistema mi permette di pulire la mia casella di posta ogni giorno.

9. STOP ALLE MAIL INUTILI! INIZIA A PARLARE!

Nulla ti fa sprecare più tempo che mandare avanti e indietro le mail.

Quando hai una domanda a cui è necessario rispondere rapidamente, effettua una rapida telefonata o organizza una conference call.

Una breve telefonata può farti risparmiare ore o addirittura giorni di ritardo. Le probabilità sono che entrambi avete domande o dubbi da chiarire, quindi perché non affrontarli insieme – in tempo reale!

10. NON FERMARTI MAI DI IMPARARE

La tecnologia cambia, i luoghi di lavoro cambiano, le regole cambiano, le leggi cambiano …

Sapere è potere! La conoscenza può farti risparmiare un sacco di tempo, specialmente quando hai i minuti contati e devi finire tutto prima di timbrare il cartellino.

Devi lavorare per crearti una mentalità aperta all’apprendimento continuo … anche quando sei al top!

Per me, questo ha comportato lo studio continuo di normativa e metodi organizzativi, che mi hanno consentito di svolgere il mio lavoro in modo rapido ed efficace.

L’apprendimento continuo non si ferma mai! E devi abbracciare il cambiamento e permetterti di crescere e imparare.

11. PENSA A TE STESSA E FAI UNA PAUSA

Non essere ossessionata dal lavoro!

Lo stress che ne deriva non ti aiuterà mai a lavorare meglio. Quando pensi di non riuscire ad essere più produttiva per quell’attività fermati e fai una pausa, staccare ti aiuterà a distrai.

Lavorare 12 ore al giorno non è assolutamente la giusta soluzione, devi riuscire a fare tutto nelle tue ore eliminando dalla tua routine quotidiana tutte quelle attività che ti fanno perdere tempo.

L’aspetto psicologico a lavoro è molto importante quindi prenditi cura della tua salute mentale.

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