Come essere produttivi sul lavoro? 12 consigli salva tempo

Ho sempre ammirato le persone che riescono a fare tutto ed ottengono ottimi risultati senza fare molta fatica. All’inizio pensavo che si trattasse di una dote naturale ma poi ho capito che tale capacità può essere acquisita con l’esperienza e mettendo in pratica qualche piccolo trucco che consente di eliminare i tempi “morti”.

Quando inizi a lavorare solitamente ti insegnano il ruolo che dovrai svolgere ma nessuno ti spiega come evitare di perdere tempo prezioso!

Quante volte ti è capitato di trovarti sommersa di cose da fare e non sapere da dove partire?
Oppure quante volte hai avuto la sensazione di perdere tempo inutilmente?

Non preoccuparti capita a tutti.
Per capire come essere produttivi sul lavoro e sostenere i ritmi frenetici che ne derivano basta seguire un questi semplici consigli e vedrai che la tua vita quotidiana migliorerà.

1) Definisci un piano di azione

Per ottimizzare il tuo tempo devi redigere un piano di azione ben dettagliato, solo così potrai essere sicura di usare le ore della giornata con saggezza.
Ricordati sempre che ciò che importa non è il totale delle ore del giorno che dedichi al lavoro  ma di come usi queste ore. Puoi avere tutto il tempo del mondo, ma non serve a nulla se non lo ottimizzi.
Anche se non ti piace pianificare vedrai che se seguirai questo consiglio ne trarrai sicuramente dei benefici. Quindi mettiti all’opera e redigi un piano di azione se vuoi veramente essere produttiva.

Se proprio non sai come fare a creare un piano di azione perché non è hai mai fatto uno, crea un semplice foglio excel in cui elenchi le attività da fare, il tempo necessario per svolgerle e la scadenza entro la quale farle.
Non è difficile, credimi! Vedrai che il solo fatto di riportare tutto su un foglio ti aiuterà a fare una scrematura e ti permetterà di mettere ordine le idee.

2) Creare uno spazio di lavoro produttivo

Creare uno spazio di lavoro produttivo è molto soggettivo quindi è probabile che ognuno abbai il suo, la cosa importante è che funzioni e ti permetta di risparmiare tempo.
Avere uno spazio di lavoro produttivo per molti, significa semplicemente una scrivania ben organizzata, per me, è avere tutto sotto mano ed evitare di fare ogni volta mille chilometri per verificare qualcosa. Qualunque sia lo spazio produttivo per te, l’importante è definirlo.
Se non sai ancora quale spazio funziona per te, fai un esperimento per cercare di capire come ottimizzare i tempi.
Mantieni il tuo spazio di lavoro organizzato e pulito. Se il tuo spazio di lavoro è disordinato, i tuoi pensieri saranno confusi. Sembra sciocco ma il modo in cui è organizzato il tuo spazio di lavoro è direttamente correlato a quanto ti senti mentalmente organizzato.
Chi ben inizia è a metà dell’opera.

3) Dormi un numero di ore adeguato

Per essere produttivi è essenziale garantire un riposo adeguato, quindi cerca di dormire un numero di ore sufficiente a ricaricare le energie!

La quantità di sonno necessaria è diversa per ogni persona, ci sono persone che dormono di più ed altre di meno, io per esempio se non dormo almeno 7 ore di fila il giorno dopo non riesco nemmeno ad allacciarmi le scarpe.
Saprai che hai raggiunto la fine del tuo ciclo di sonno quando inizi a svegliarti in modo naturale, senza una sveglia, e quando al risveglio ti sentirai riposata….(fanno eccezione a questa regola le neo-mamme che purtroppo per i primi anni di vita del bambino non avranno molta regolarità nel sonno, ma non vi preoccupate questo periodo passa e ricomincerete a dormire).

4) Creati una lista delle cose da fare

Prendi l’abitudine di creare una lista di cose da fare ogni giorno per organizzare i tuoi pensieri.
Ci sono molte app e programmi che ti permettono di creare le liste di cose da fare personalizzate, ma come per tutto il resto, dipende da te e da come ti trovi meglio.
Per quanto mi riguarda, preferisco il metodo vecchio stile delle note e degli elenchi. Scrivere fisicamente qualcosa sulla carta mi permette di ricordarlo in modo più efficace. Tuttavia, se preferisci app o programmi ce ne sono tantissimi in rete.
Quando io ho iniziato ad usare questo metodo mi sono accorta che stavo facendo molte cose sbagliate. Facevo liste interminabili di compiti che dovevo fare, aspettandomi che avrei finito tutto, ma puntualmente non ci riuscivo. Ho quindi cambiato metodo ed ho iniziato ad ordinare i miei elenchi di cose da fare basandomi sul raggruppamento delle attività in base alle priorità. È possibile iniziare con un metodo semplice suddividendo le proprie liste di cose da fare in 3 categorie principali: Priorità alta + Priorità media + Priorità bassa (semplice, giusto?).
All’inizio non capirai bene come essere produttiva sul lavoro stabilendo questo ordine ma poi ti renderai conto di quanto tempo riuscirai a risparmiare ed una volta che avrai imparato le tue abitudini produttive, le tempistiche della tua lista di cose da fare saranno il momento più rilassante della giornata!
Leggi il mio post su Come organizzare l’agenda lavoro settimanale? Ecco le risposte che cercavi

5) Pianifica il tuo tempo libero

Se pianifichi attivamente il tuo periodo di “relax” ti sentirai 10 volte più produttiva. Usare i tempi di inattività per dedicarti a te stessa è molto meglio che crollare sul divano per un’ora perché ti senti distrutta.
Se pianifichi i periodi di tempo in cui ti impegni a fare cose che ti piacciono (e nient’altro) sarai più produttiva durante le ore in cui devi lavorare.
Io spesso impiego la mia pausa pranzo per concedermi un massaggio o semplicemente per fare una passeggiata e devo dire che questo mi permette di arrivare meno stressata a fine settimana.

6) Lavora quando sei più efficiente

Che sia presto la mattina o davvero a tarda notte, cerca di sfruttare al massimo questo momento. Per quanto odio a volte alzarmi presto, ho scoperto che nelle prime ore del giorno sono più produttiva. Così cerco di svolgere le attività più impegnative la mattina cercando di lasciare le cose più semplici per cui non è richiesta concentrazione la sera.
Esamina in modo realistico a che ora funziona meglio il tuo cervello ed usa al meglio quel momento.

7) Prenditi cura di te

Avere cura di se ha un enorme impatto sulla tua produttività. Se prendi 20 minuti in più al mattino prima di affrontare il mondo, ti sentirai meglio. Qualunque sia il tuo modo per prenderti cura di te stessa  (una doccia calda, una sana colazione, ecc. ) mettila in pratica! Alcuni sostengono che questo non ha senso, ma provalo per una settimana e toccherai con mano i benefici.
Leggi il mio post su Casa, Famiglia, Lavoro! Impariamo a staccare la spina

8) Non sprecare tempo in attività inutili

Ci sono probabili sacche di tempo nel corso della giornata che vengono sprecate. Evitare questo spreco di tempo richiede una forte attenzione ed un approccio più minimalista.

Meno è meglio.

Non passare un’ora a fare un lavoro perfetto su un compito banale, quando potresti dedicare 15 minuti per fare un buon lavoro. Valuta quali sono le attività che richiedono maggiore attenzione e dedica il tuo tempo a quelle. Riduci al minimo il tempo per le attività meno significative che richiedono meno attenzione.

9) Previeni il calo pomeridiano

Ti senti in forma e pronta ad affrontare il giorno fino a mezzogiorno, poi lentamente, versp l’ora di pranzo inizi a sentirti lenta e svuotata?
Per prevenire il crollo delle 14 potrei dirti di fare il pieno di caffè o di bevande energetiche ma è poco salutare. L’unico modo infallibile che ho trovato per evitare questo crollo è basato su tre regole d’oro:

1) avere una sana alimentazione,
2) esercizio fisico,
3) adeguato riposo

Per avere l’energia di cui hai bisogno e per essere produttivi sul lavoro, devi prima occuparti del tuo corpo.

10) Impostare un timer

È incredibile quanto cose facciamo quando sappiamo di avere un tempo limitato per farlo!
Spesso, non iniziamo a lavorare su un progetto o su un’attività finché non sappiamo di doverlo fare. Quando impostiamo un timer, è come se avessimo la sensazione di dover svolgere l’attività nell’arco di un tempo assegnato e tendiamo a non procrastinare.
Generalmente imposto il timer per un’ora al fine di completare una parte della mia lista di cose da fare ogni giorno e mi sono accorta che questo senso di urgenza fa miracoli!

11) Elimina le distrazioni

Elimina tutte le distrazioni e vedrai che ti concentrerai un milione di volte meglio sui compiti da fare. Evita il cellulare o le chiacchierate con i colleghi, disconnettiti dalla rete e non lasciarti distrarre dai social, vedrai quanto tempo guadagnerei per dedicarti al lavoro.
Se non ci credi prova e poi mi dirai.

12) Aspettati l’inaspettato

Se ti assicuri che tutto nella tua giornata sia pianificato in anticipo, quando accade qualcosa di inaspettato puoi fare affidamento su una solida base da cui partire. Le cose non devono procedere perfettamente nei tempi. Se i tuoi piani si discostano a causa di un evento inaspettato, va bene comunque, anche se ritarderai la tua tabella di marcia non preoccuparti perchè riuscirai nel tuo intento!
Se un’attività non viene completata come pianificato, riparti dall’inizio, avere un piano dettagliato ti aiuterà a non perderti in un bicchiere d’acqua.

Conclusioni

Per essere produttiva sul lavoro devi creare uno stile di vita perfetto ma senza scoraggiarti se incontri alcuni ostacoli lungo la strada. Avrai settimane in cui ti sentirai produttività al 100%, ed altre in cui correrai in giro come una pazza, sentendoti come se non avessi ottenuto nulla.
Questa è la vita e fa tutto parte del processo di crescita.  

 

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